Voorkomen van bedrijfsfraude is beter dan genezen

Bedrijfsfraude komt voor in iedere bedrijfssector en kan ook in uw bedrijf plaatsvinden.

Een van de gemakkelijkste manieren om van een bedrijf te stelen, is door middel van de onkostenvergoedingen. Volgens de associatie van fraude controleurs betrof ongeveer 14,5% van alle onderzochte interne integriteitszaken fraude met onkostenvergoedingen.

Het voorkomen van interne fraude heeft dan ook de hoogste prioriteit. Wanneer een medewerker(ster) oneerlijk is, heeft dit gevolgen voor iedereen in het bedrijf. Zo kan dit stimulerend werken voor anderen doordat zij in de verleiding komen hetzelfde te gaan doen.

Om de integriteit van uw bedrijf te behouden, is het belangrijk om op tijd op de hoogte te zijn van frauduleus gedrag en manieren te vinden om dit te controleren.

DTECT helpt u daarbij en audit op regelmatige basis uw medewerkers op bijvoorbeeld declaratiegedrag en reikt u tools aan waarmee u dit via predictive analytics kunt beheren.

Neem vrijblijvend contact met ons op en wij informeren u graag over de mogelijkheden. Voorkomen is tenslotte beter dan genezen.

Voordeur op slot maar het keukenraam staat nog open

 

We vinden het allemaal vrij normaal dat we de voordeur op slot doen, een toegangspas voor kantoor nodig hebben, computers beveiligen met een password of zelfs met 2-factor authenticatie en dat we zoveel mogelijk doen om de organisatie te behoeden voor cybercrime. Maar aan het voorkomen van operationele risico’s wordt vaak veel minder aandacht besteed. Bij de risicobeheersing van mensen, processen, systemen en niet te vergeten het beschermen van de bedrijfskroonjuwelen, het merk en de reputatie laten we het keukenraam vaak nog openstaan.

 

Niets is geheel waar, en zelfs dát niet

Persoonlijk ga ik er altijd vanuit dat niets is wat het lijkt en dat niets geheel waar is – en zelfs dát niet volgens Multatuli. Dat klinkt negatief maar uit mijn ervaring blijkt dat een gezonde dosis argwaan in de huidige tijd bijna een noodzakelijk zintuig is om te hebben. Het wil overigens niet zeggen dat dit ook allemaal negatief hoeft te zijn, integendeel zelfs.

Een goed bedrijfsplan is geen statisch document dat je eens in de 3 jaar afstoft. Het vereist regelmatige monitoring en aanpassing aan de snel veranderende wereld om ons heen. Juist door open te staan voor het feit dat er altijd zaken zijn die niet gaan zoals ze gepland zijn of dat processen moeten worden bijgesteld omdat blijkt dat de praktijk toch anders uitpakt. De markt transformeert continu en de meeste mensen zijn geneigd in het oude patroon te blijven draaien, waardoor het bedrijf uiteindelijk de boot mist.

Kijk bijvoorbeeld naar een keten als V&D. Veel te lang bleef men in het oude patroon draaien en werd er geen gehoor gegeven aan geluiden uit de organisatie, veranderingen in de markt en in consumentengedrag. Er werd veel te veel reactief gestuurd en veelal werden te ingrijpende initiatieven niet, of niet goed uitgerold waardoor uiteindelijk het doek viel.

 

Menselijke fouten

De grootste bedrijfsrisico’s komen voort uit menselijk handelen. Door een programmeringsfout in de privacy-instellingen werden begin dit jaar de privé berichten en foto’s van 14 miljoen Facebookgebruikers met een groter publiek gedeeld dan ze dachten. Net nadat het sociale mediabedrijf een forse reputatieschade had opgelopen toen aan het licht kwam dat gegevens van gebruikers gebruikt zijn door het bedrijf Cambridge Analytica tijdens de Amerikaanse kiescampagne.

Deze maand heeft het UWV heeft per ongeluk privégegevens van 2.400 cliënten naar 96 werkzoekenden gestuurd. Het gaat om onder meer namen, telefoonnummers, geboortedata en Burgerservicenummers. Het UWV meldde vorig jaar 84 keer soortgelijke datalekken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kennelijk zijn menselijke fouten nog altijd moeilijk te voorkomen. Of is ook dát niet waar? Je zou toch denken dat door het aanpassen van processen en toepassen van monitoring in ieder geval voor een groot gedeelte het herhaaldelijk maken van dezelfde fouten te voorkomen is?

Maar risico’s komen lang niet alleen voort uit ‘onschuldige’ foutjes. Gelegenheid, gebrekkige processen, werknemers(on)tevredenheid, een oerwoud aan derde partijen en de toon aan de top leiden tot operationele en compliance risico’s met inbegrip van onethisch handelen, zelfverrijking, fraude of sabotage. E.e.a. zal al snel leiden tot bedrijfs- en reputatieschade en in het ergste geval zelf faillissement.

 

Compliance audits

Door regelmatig onafhankelijke brand en compliance audits uit te voeren zowel binnen als buiten de organisatie – bij bijvoorbeeld franchisenemers, leveranciers en derde partijen waarmee wordt samengewerkt – voorkom je veel ongewenste situaties en kun je in een vroegtijdig stadium bedrijfsrisico’s in kaart brengen en mogelijke schade voorkomen. Operationele audits geven een kijkje in de daadwerkelijke keuken van de organisatie en dragen bij aan het verhogen van werknemers- en klanttevredenheid, de productiviteit, de kwaliteit en de efficiëntie, de reputatie en uiteindelijk de winst.

DTECT helpt graag bij het opstellen van een plan van aanpak en bij het uitvoeren van onafhankelijke brand en compliance audits.

We helpen u meer inzicht te verkrijgen in de operationele effectiviteit van uw organisatie, bij het opsporen van compliance risico’s en het beschermen van uw kroonjuwelen om zo het keukenraam dicht te kunnen doen ter voorkoming van ongewenste risico insluipers.

 

Richard Rademaker de Ridder

richard@dtect.it | 0318 250 200
we.dtect.it

28 augustus 2018

 

Why you should invest in brand and compliance audits

A company’s name, its brand and reputation are widely recognized as the cornerstones of corporate value. According to a report by Thomson Reuters and Interbrand, around 75% of the average company’s value consists of brand reputational value.

Brand reputational value has four basic elements: expectations, perceptions, business relationships and unique intellectual property assets. Improved quality in each of those areas increases financial value for the organization.

In today’s hyperconnected world, protecting a positive business reputation is a real challenge and reputational risk is a big worry.

Alexander Brigham and Stefan Linssen of the Ethisphere Institute, identified four main avenues by which you can quickly lose your company’s brand reputational value. They are:

  1. The Internet and social media;
  2. Subcontracting and outsourcing;
  3. Regulatory;
  4. Employees.

Companies typically spend 12.5% to 15% of their value annually protecting, maintaining and insuring their tangible assets like buildings, equipment and machinery. But many companies don’t invest that way in their intangible brand and reputation assets, despite the rapid growth of their economic importance.

Executives should treat their brand reputational value like any other asset. The cost of a compliance or ethics failure goes well beyond legal fees, fines and penalties. It spills over into turnover, share price and shareholder value and heightened scrutiny in the future.

Brand and compliance audits will help you to protect your company’s brand and reputation, safeguard its integrity, and maximize its value.

DTECT can support you to gain the necessary insight to strengthen and reinforce your company’s brand and reputation ahead of possible risks by analyzing your current position and receiving in-depth knowledge about your:

  • Brand integrity;
  • Customer experience;
  • Operational effectiveness;
  • System compliance.

Feel free in contacting DTECT to find out more about our brand, compliance, retail and operational audits that prevent you from losing your company’s brand reputational value.

The benefits of performing brand audits

Forbes has described brand as the most valuable asset a business can own. Distinct from a mere trademark, it is “psychology and science brought together as a promise.” Brand audits will help you to protect it, safeguard its integrity, and maximize its value.

Below are 5 reasons how your company will benefit of brand auditing:

1. Improve customer experience
Auditing is one of the best ways to assess the customer experience. Whether you are running events, providing a technical service or offering products, the only way to improve your customers’ experience is to understand it. An experienced auditor can provide an accurate overview of both the positive and negative aspects of your customer service, allowing you to build on your strengths and improve your weaknesses.

2. Increase brand loyalty
Great customer service is a key component of brand loyalty, but it is not the only component. One of the major advantages of a brand audit is the insight it provides into customer behaviour and brand positioning. An audit offers an unbiased assessment of how your customers differentiate your brand from competitors and their attitudes about the service you provide. It presents actionable insight into your marketing activities, helping you to identify areas with growth potential.

3. Fully understand brand perception
Whether we like to admit it or not, our own biases frequently colour our perceptions. No one within an organization can provide a candid overview of how that brand is perceived, whether they are assessing external perception (by customers and clients) or internal (by colleagues). That’s where a brand auditor comes in. With entrepreneurial experience, critical analysis, and no preconceived ideas, an auditor can identify which qualities are associated with your brand.

4. Identify weaknesses
Fully understanding brand perception is the best means by which to gauge the limitations of your current approach. The big picture perspective an auditor provides helps to identify weaknesses in marketing, communication, and customer service. Their astute assessments allow for targeted improvement in these areas, increasing your return on investment for everything from marketing costs to staff training.

5. Identify new opportunities for growth
The real advantage of a brand audit, however, extends far beyond the candid feedback you’ll receive on the health of your brand. It might be the most valuable aspect of your business, but without direction and growth, your brand will never achieve its full potential. Seeking advice from an auditor with years of experience, someone qualified to provide a comprehensive assessment of the external market, your position in it, and consumer behaviour, will provide actionable insight into opportunities for future growth.